为做好2012届毕业生档案转寄工作，现将有关事宜安排如下:

一、时间安排

第一阶段：6月18日—6月21日，以学院（部）为单位在雁塔校区档案馆领取毕业生原始档案及机要信封袋（具体安排见附件1）。

第二阶段：6月23日—7月2日，各学院（部）收集、整理毕业生档案。期间，档案馆负责审核、反馈《2012届毕业生档案转寄地址信息统计表》。

第三阶段：7月3日—7月6日，各学院（部）将实际需要寄发的《2012届毕业生档案转寄地址信息统计表》电子版发至档案馆。

第四阶段：7月4日—7月10日，档案馆现场指导各学院毕业生档案材料整理工作。

第五阶段：7月14日，寄发档案。

二、档案整理转寄流程

1、各学院（部）领取毕业生原始档案及机要信封袋。

2、各学院（部）负责对毕业生档案的整理、核对、封口，并填写《毕业生档案材料目录》（见附件2）。

3、各学院（部）填写《2012届毕业生档案转寄地址信息统计表》（附件3），此表一式二份，一份送交档案馆，一份学院保留备查。此表严格按照要求规范填写，学生核对、确认、签字。

4、各学院（部）从《2012届毕业生档案转寄地址信息统计表》中筛选出实际需要转寄的信息，并将电子版发至档案馆。档案馆按此表制作《档案转递回执单》、《机要文件交寄单》以及机要信封地址（电子版），并反馈给各学院（部）。

5、各学院（部）负责粘贴机要信封地址，并将加盖学院（部）公章的《档案转递回执单》（每人一份）与学生档案材料一同装入机要信封袋内，检查无误后方可封口，封口必须平整、严密、完好。

6、各院（部）辅导员在《机要文件交寄单》（一式两份）登记人一栏签名，并将已封口的档案，按《机要文件交寄单》编号顺序打捆，《机要文件交寄单》每页20件，一页一捆，同时，将《机要文件交寄单》（一式两份）捆在最上面（不能黏贴，不能损坏）。《机要文件交寄单》所列内容必须与每小捆内档案的顺序和数量完全一致。此单不可涂改，若有删改（如档案抽出），要在《机要文件交寄单》里将此档案地址划掉，并在备注栏签上登记人姓名。

7、各学院（部）将检查校对无误后的毕业生档案，在规定时间内，与档案馆一同送往西安市机要局寄发。

三、其他事项

1、如果就业单位要求学生自带档案，必须经单位同意，个人申请、学院批准，并签字盖章方可将学生档案密封盖章交由学生自带。

2、遗留在校的毕业生档案，分类整理、登记、打捆，9月份开学后将考取我校专升本的档案交临潼校区档案馆，其余的交雁塔校区档案馆保管。

3、毕业生毕业后一年内可向校档案馆申请开具介绍信，到西安市机要局查询个人档案去向，一年后机要局不予查询。各学院（部）在毕业教育中，要教育学生重视档案，了解档案转递过程中的一些注意事项，增强学生对查询落实档案去向的意识。

四、联系方式：

1、联系电话： 83856367；85583034

2、电子邮箱：535903560@qq.com；

                                档 案 馆

                                 2012年6月12日

附件：1

领取毕业生档案时间安排表