各学院（部）：
为做好2013届毕业生档案转寄工作，现将有关事宜通知如下:
一、时间安排
第一阶段：
6月
3日
～14日，以学院（部）为单位在档案馆领取毕业生原始档案（具体安排见附件1、2）。
第二阶段：
6月
17日
～
7月
5日
，各学院（部）收集、整理毕业生档案，准确填写《毕业生档案材料目录》（见附件3）、《毕业生档案转寄地址信息统计表》（见附件4），交档案馆审核。
第三阶段：7月8日～12日，各学院（部）将整理好的毕业生档案交送档案馆（具体安排见附件5、6）。
第四阶段：档案馆统一寄发毕业生档案。
二、档案整理转寄工作流程
（一）各学院（部）到档案馆领取毕业生原始档案。
（二）各学院（部）对毕业生档案进行整理、核对，并对学生所有档案材料装袋（每名学生装一个档案袋），填写《毕业生
档案材料目录》、《毕业生档案转寄地址信息统计表》。
（三）各学院（部）从《毕业生档案转寄地址信息统计表》中筛选出实际需要转寄的信息，将电子版发至档案馆，档案馆依此制作《档案转递回执单》、《机要文件交寄单》及机要信封地址（电子版），并反馈各学院（部）。各学院（部）在档案馆领取机要信封袋。
（四）各学院（部）粘贴机要信封地址，并将加盖学院（部）公章的《档案转递回执单》（每人一份）与学生档案材料一同装入机要信封袋内，检查无误后封口，封口必须平整、严密、完好。
（五）各学院（部）毕业班辅导员在《机要文件交寄单》（一式两份）登记人一栏签名，并将已封口的档案，按《机要文件交寄单》编号顺序打捆，《机要文件交寄单》每页20件，一页一捆，同时，将《机要文件交寄单》（一式两份）捆在最上面（不能黏贴，不能损坏）。《机要文件交寄单》所列内容必须与每捆档案的顺序和数量完全一致。此单不可删改，若有删改（如档案抽出），要在《机要文件交寄单》里将此档案地址划掉，并在备注栏签上登记人姓名。
（六）各学院（部）将检查校对无误后的毕业生档案，在规定时间内交至档案馆（见附件5、6）。
三、注意事项
（一）毕业生档案转寄地址信息以毕业生派遣单位为依据。
（二）如果就业单位要求学生自带档案，必须经单位同意，个人申请、学院（部）批准，并签字盖章方可将学生档案密封盖章交由学生自带。
（三）9月份，各学院（部）将专升本学生档案统一整理编号交临潼校区档案馆，研究生档案统一整理编号交雁塔校区档案馆。
（四）需要查询档案去向的毕业生，可在毕业一年内在档案馆查询机要转寄号，并开具介绍信后到陕西省机要通信局进行查询（毕业超过一年以上的，机要局不予查询）。
（五）就业单位要求对毕业生党员材料档案密封的，由学院（部）负责密封，并加盖公章，与其他档案材料一并装袋。
四、联系方式
联 系 人：郭怀珍 张峻山
联系电话：83856343、85583034，
电子邮箱：535903560@qq.com。
附件： 1.领取毕业本、专科生档案时间安排表
2.领取毕业研究生档案时间安排表
3.毕业生档案材料目录
4.毕业生档案转寄地址信息统计表
5.毕业本、专科生档案移交档案馆时间安排表
6.毕业研究生档案移交档案馆时间安排表
档案馆
2013
年5月28日
附件一：
领取毕业本、专科生档案时间安排表
学 院
|
人数
|
时 间
|
备注
|
理学院
|
85
|
6
月3日
9：30～10：30
|
|
管理学院
|
483
|
6
月3日
10：30～11：30
|
|
能源学院
|
362
|
6
月3日
14：30～16：00
|
|
建筑与土木工程学院
|
524
|
6
月4日
9：30～10：30
|
|
机械工程学院
|
431
|
6
月4日
10：30～11：30
|
|
电气与控制工程学院
|
389
|
6
月4日
14：30～16：00
|
|
通信与信息工程学院
|
505
|
6
月5日
9：30～10：30
|
|
计算机科学与技术学院
|
338
|
6
月5日
10：30～11：30
|
|
地质与环境学院
|
255
|
6
月5日
14：30～16：00
|
|
测绘科学与技术学院
|
241
|
6
月6日
9：30～10：30
|
|
材料科学与工程学院
|
247
|
6
月6日
10：30～11：30
|
|
人文与外国语学院
|
323
|
6
月6日
14：30～16：00
|
|
化学与化工学院
|
242
|
6
月7日
9：30～10：30
|
|
艺术学院
|
229
|
6
月7日
10：30～11：00
|
|
继续教育学院
|
186
|
6
月7日
11：00～11：30
|
|
总计：4840人
|
备注：1.按时间安排持毕业生名单到临潼校区档案馆领取毕业生原始档案。
2.如有特殊情况请及时与档案馆联系。
|
附件二：
领取毕业研究生档案时间安排表
学 院（部）
|
人数
|
时 间
|
备注
|
思想政治理论课
教学科研部
|
40
|
6
月10日
8：30～10：00
|
|
理学院
|
16
|
6
月10日
10：00～12：00
|
|
机械工程学院
|
52
|
6
月10日
14：30～16：00
|
|
材料科学与工程学院
|
13
|
6
月11日
8：30～10：00
|
|
化学与化工学院
|
27
|
6
月11日
10：00～12：00
|
|
电气与控制工程学院
|
90
|
6
月11日
14：30～16：00
|
|
通信与信息工程学院
|
86
|
6
月12日
8：30～9：30
|
|
计算机科学与技术学院
|
42
|
6
月12日
10：30～11：30
|
|
建筑与土木工程学院
|
66
|
6
月12日
14：30～16：00
|
|
测绘科学与技术学院
|
59
|
6
月13日
8：30～9：30
|
|
地质与环境学院
|
43
|
6
月13日
10：00～11：30
|
|
能源学院
|
101
|
6
月13日
14：30～16：00
|
|
管理学院
|
36
|
6
月14日
8：30～9：30
|
|
总计：671人
|
备注：1.按时间安排持毕业生名单到雁塔校区档案馆领取毕业生原始档案。
2.如有特殊情况请及时与档案馆联系。
|
附件三：
毕业生档案材料目录(样表)
届本（专科）档案情况一览表
学院（部）： 专业： 班级：
姓名
|
学号
|
入党志愿书
|
入党申请书
|
外调
情况
|
群众调
查情况
|
思想
汇报
|
入党积极分子考察表
|
预备党员考察表
|
党员
状况
|
入团
志愿书
|
团员
评议
表
（2份）
|
毕业生登记表
|
体
检
表
|
派
遣
证
|
成
绩
单
|
操行
鉴定
表
（1份）
|
奖惩材料
|
中学档案
|
备
注
|
王××
|
09411223
|
1
|
1
|
2
|
1
|
5
|
1
|
1
|
预备
|
1
|
2
|
1
|
1
|
1 1
|
1
|
1
|
8
|
1
|
|
张××
|
09111621
|
无
|
无
|
无
|
无
|
无
|
无
|
无
|
|
无
|
无
|
1
|
1
|
1 无
|
1
|
1
|
2
|
1
|
|
李××
|
09255231
|
1
|
1
|
2
|
1
|
5
|
1
|
1
|
正式
|
1
|
2
|
1
|
1
|
1 1
|
1
|
1
|
无
|
1
|
|
王××
|
09552645
|
无
|
1
|
无
|
无
|
2
|
无
|
无
|
|
1
|
2
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
无
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
毕业生档案材料目录(样表)
届研究生档案情况一览表
学院（部）： 专业：
姓名
|
学号
|
入党志愿书
|
入党申请书
|
外调
情况
|
群众调
查情况
|
思想
汇报
|
入党积极分子考察表
|
预备党员考察表
|
党员
状况
|
中学
档案
|
大学
档案
|
体
检
表
|
派
遣
证
|
奖惩材料
|
学位审批材料
|
毕业研究生登记表
|
备
注
|
王××
|
01411223
|
1
|
1
|
2
|
1
|
5
|
1
|
1
|
预备
|
1
|
1
|
1
|
1
|
8
|
1
|
1
|
|
张××
|
01111621
|
无
|
无
|
无
|
无
|
无
|
无
|
无
|
|
1
|
1
|
1
|
无
|
2
|
1
|
1
|
|
李××
|
65255231
|
1
|
1
|
2
|
1
|
5
|
1
|
1
|
正式
|
1
|
无
|
1
|
1
|
无
|
1
|
1
|
|
王××
|
89552645
|
无
|
1
|
无
|
无
|
2
|
无
|
无
|
|
无
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
注：此表一式两份，一份交档案馆，一份学院自留备查。
附件四：
毕业生档案转寄地址信息统计表（Excel表）
2013届（ ××学院××专业）样表
序号
|
学号
|
姓名
|
接收档案单位
所在地（县级以上）
|
接收档案单位名称
|
接收档案单位详细地址
|
备注
|
是否
转寄
|
1
|
090306001
|
张×
|
陕西省西安市
|
中煤西安设计工程有限责任公司
|
西安市雁塔路北段64号
|
|
|
2
|
090306003
|
李×
|
陕西省浦城县
|
陕西省渭南市蒲城县人力资源与社会保障局
|
陕西省浦城县
|
|
|
3
|
090306004
|
××ⅹⅹⅹ
|
河南省焦作市
|
河南理工大学研招办（研究生）
|
河南省焦作市高新区世纪大道2001号
|
考研
|
转寄
|
4
|
090306005
|
××
|
陕西省西安市
|
西安科技大学研招办（研究生）
|
西安市雁塔路中段58号
|
考研
|
|
5
|
090306007
|
××
|
湖南省长沙市 |
湖南省长沙市教育局
|
湖南省长沙市茶子山路320号 |
|
转寄
|
6
|
090306008
|
××
|
陕西省西安市
|
西安高新人才服务中心
|
西安市高新区科技路48号创业广场一楼
|
|
|
7
|
090306009
|
××
|
陕西省西安市
|
西安市雁塔区人力资源和社会保障局
|
陕西省西安市雁塔区
|
|
|
注意事项：
1.请统一使用Excel表格录入信息；
2.特殊情况在备注一栏注明，如：自带、国防生、考研、1+2+1学生、专升本等，以便整理筛选；
3.接收档案单位所在地一栏须填写单位所在地城市（县级）以上。例如：接收档案单位名称：全亿大科技（佛山）有限公司，接收档案单位所在地：广东省佛山市；
4.去部队就业的毕业生，收件单位名称不能代号和番号同时并用，单位名称须标明所在地；
5.接收档案单位必须与机要局建立了投递关系，如果未建立机要投递关系，机要局一律不予投递，请让毕业生务必与接收档案单位确认是否与机要局建立机要投递关系，以保证档案转寄的顺利；
6.档案是通过机要局转寄，档案转寄地址不需要填写“邮编和接收人”信息；
7.毕业生档案转寄地址按照机要局的要求认真填写，学生确认。
附件五：
毕业本、专科生档案移交档案馆时间安排表
学 院
|
时 间
|
备 注
|
理学院
|
7
月8日
9：30～10：30
|
|
管理学院
|
7
月8日
10：30～11：30
|
|
能源学院
|
7
月8日
14：30～16：00
|
|
建筑与土木工程学院
|
7
月9日
9：30～10：30
|
|
机械工程学院
|
7
月9日
10：30～11：30
|
|
电气与控制工程学院
|
7
月9日
14：30～16：00
|
|
通信与信息工程学院
|
7
月10日
9：30～10：30
|
|
计算机科学与技术学院
|
7
月10日
10：30～11：30
|
|
地质与环境学院
|
7
月10日
14：30～16：00
|
|
测绘科学与技术学院
|
7
月11日
9：30～10：30
|
|
材料科学与工程学院
|
7
月11日
10：30～11：30
|
|
人文与外国语学院
|
7
月11日
14：30～16：00
|
|
化学与化工学院
|
7
月12日
9：30～10：30
|
|
艺术学院
|
7
月12日
10：30～11：00
|
|
继续教育学院
|
7
月12日
11：00～11：30
|
|
备注：如有特殊情况请及时与校档案馆联系。
|
附件六：
毕业研究生档案移交档案馆时间安排表
学 院（部）
|
时 间
|
备 注
|
思想政治理论课
教学科研部
|
7
月8日
8：30～10：00
|
|
理学院
|
7
月8日
10：00～12：00
|
|
机械工程学院
|
7
月8日
14：30～16：00
|
|
材料科学与工程学院
|
7
月9日
8：30～10：00
|
|
化学与化工学院
|
7
月9日
10：00～12：00
|
|
电气与控制工程学院
|
7
月9日
14：30～16：00
|
|
通信与信息工程学院
|
7
月10日
8：30～9：30
|
|
计算机科学与技术学院
|
7
月10日
10：30～11：30
|
|
建筑与土木工程学院
|
7
月10日
14：30～16：00
|
|
测绘科学与技术学院
|
7
月11日
8：30～9：30
|
|
地质与环境学院
|
7
月11日
10：00～11：30
|
|
能源学院
|
7
月11日
14：30～16：00
|
|
管理学院
|
7
月12日
8：30～9：30
|
|
备注：如有特殊情况请及时与校档案馆联系。
|
