一、党群、行政类（党群、行政、教辅部门及其他门类凡涉及公文的档案按此要求）
第一条 学校党群和行政各部门均为立卷单位，每个立卷单位的文秘人员或兼职档案人员，在平时应严格按上一年度文件形成规律，做好文件材料的部门立卷工作。
第二条 文书档案立卷应按问题、作者、名称、地区、时间、收发文机关六大特征和文件材料的自然形成规律，保持其历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。
第三条 文件材料按件或卷整理。正本与定稿为一件；正文与附件为一件；转收文与被转发文为一件；来文与复文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；一事有多份文件（多个单位、多人）的组成一卷；收发文处理单、薄随件归档。
第四条 做好立卷时的检查、清点工作。检查当年文件是否收齐；归档文件材料是否为原件，若无原件，则可归一份复印件（须加盖鲜章），归档文件的形成时间（年、月、日）、签字、盖章等手续是否齐全；有无多余的重份文件及不需要立卷归档的文件材料。
第五条 整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
第六条 整理要求
归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整。字迹模糊或易裉变的文件应予复制。
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
第七条 整理立卷的步骤。
（一）先将文件按其形成年度分开，再将其归入形成年度；跨年的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度；跨年总结、报告归入文件内容针对的最后一个年度，会议文件材料，按会议名称或届次组卷。其他类似情况参照上述原则执行。
（二）文件的分类、排列和确立保管期限。根据《西安科技大学归档范围和保管期限表》所列顺序，将一年的文件依序排列确定件卷。同一类文件材料排列在一起，其排序为：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；转发文件在前，被转发文件在后；印件在前，定稿在后；案件文件、结论、决定、判决性文件在前，依据性材料在后。同时确定每一件卷的保管期限。
（三）不归档的文件材料。上级普发供参阅、不办的文件材料；上级机关征求意见未定稿的文件；重份文件；无查考价值的事务性、临时性文件；未经讨论、领导未签发、未生效的文件；一般询问性、提一般建议的群众来信；非隶属机关抄送不需办理的文件材料。
（四）装订。去掉材料的大头钉、订书钉等金属物或塑料夹；装订线以外有文字的要贴边条，有保存、凭证价值的纸条、便条要贴在A4规格的纸上。
（五）确定题名。题名要求能准确揭示文件内容，不超过50字。单份文件如标题明确，可用原标题。多份文件的题名应准确概括本卷文件的主要制发机关、内容和文种。
（六）编写页号。凡有文字的页面均要编写页号，页号写在页面右下角。
（七）填写卷内目录。
顺序号：以卷内文件排列顺次填写序号；
文 号：文件发文机关的发文号；
责任者：文件制发者；
题 名：即文件标题，一般照实抄录；
日 期：文件的形成时间（填写时省去“年”、“月”、“日”）；
页 次：卷内文件起止页的编号。
（八）填写卷内备考表。卷内文件如有缺损、修改、补充等情况，由立卷人作必要说明。立卷人：组卷责任者签名；检查人：对案卷质量进行审核的责任者签名。
（九）案卷编号。每个归档单位每年度盒号从“1”开始编，卷内页数不超过200页。
（十）装盒。将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒封面，盒脊。
（十一）归档时间，校内各部门公文应在次学年6月底以前归档。
（十二）归档验收。根据档案计算机网络管理系统的要求，将案卷目录、卷内目录以及相关档案信息内容录入计算机，根据需要打印封面、卷内目录和案卷目录。
二、教学档案（教务处、研究生部、MBA教育中心及各院所）
第八条 教学档案主要包括教学综合管理文件、招生、就业、学籍管理、学科与实验室建设、课堂教学与实践、教材、学位、师资、课表等方面的材料。
第九条 实行教学与教学管理部门主持立卷归档的责任制。教学兼职档案员必须将本单位形成的教学档案材料收集齐全，整理立卷，经审查验收后归档。
第十条 归档教学档案材料必须是原件。
第十一条 在组卷时，应按不同问题进行组卷，每卷材料力求保持其有机联系，即批复在前，请示在后；正稿在前，底稿在后等。可按保管时间长短顺序或收发文时间排列，也可按由上而下的单位级别等排列。
第十二条 归档份数。凡原始材料，各种文字材料、手稿及正本，一般归档一份。重要和经常使用的应酌加副本，以便保护原件。
第十三条 归档时间。属教学管理性文件于次学年6月底以前进行归档；各教学管理部门和学院的教学档案应在次年寒假前各教学工作完成时段内归档。
第十四条 归档材料的要求
（一）手工书写应用不褪色的黑色碳素墨水，字迹要求工整清晰。
（二）学生毕业、学位授予、休学、退学、复学、转学、提前毕业等情况要在学籍表中注明。
（三）学生入学登记表中的照片要用原件，学生填表时必须用不褪色的黑色碳素墨水。
（四）毕业审查和学位评定的有关项目，要填写毕业审查和学位评定结果并盖章。
（整理立卷步骤可参照党群、行政类要求）
三、科研档案（科研处，各研究院所、中心、基地）
第十五条 科研档案实行由科研管理机构、各单位科研秘书和课题项目负责人主持立卷归档的责任制。对学校科研管理文件和立项的各类科研课题资料实行档案馆统一管理，对未立项科研成果材料可由基层部门自行立卷，短期保存。
第十六条 科研管理部门在布置、下达科研任务时，应向科研项目、课题承研单位和个人同步下达科研档案归档要求。
第十七条 归档的科研文件材料必须是原件（定稿）。做到审查手续完备，制成材料优良，格式统一，字迹工整，图像清晰，装订整齐，禁用字迹保存不长久的书写工具。
第十八条 归档份数。凡原始资料、各种文件材料手稿，一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本，以便保护原件。
第十九条 凡几个单位协作的项目，由主办单位负责立卷归档。
第二十条 重大科研成果评审、鉴定时，应通知档案馆人员参加，负责对科研文件材料进行登记，检查是否合符归档要求，提出审查意见，须写入科研成果鉴定书。
第二十一条 申报科研成果评奖时，应由档案馆出具科研成果档案材料齐全合格证明，方可申报。成果获奖后，应将申报获奖材料原件送档案馆保存。
四、基建档案（基建处、后勤服务总公司）
第二十二条 学校基建工程和建筑维修、改造形成的有关材料应按时依法交档案馆集中统一管理。归档的基建档案和后勤维修文件材料必须反映其管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。工程竣工和维修改造结束后，应将各个阶段形成的不同载体形式的文件材料，包括基建项目的提出、各类批文、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产设备、竣工等工作过程中形成的文字材料、图纸、图表、声像等全套材料向档案馆归档。
第二十三条 凡归档的文件材料均应是原件，做到审查手续完备，制成材料优良，格式统一，字迹清楚，图面清晰、整洁，不得用易褪色的书写材料书写。
第二十四条 具有法律凭证作用的文件材料，签字和印鉴必须齐全，请示与批复要同时归档，缺一不可。如报告、请示后无批复，经办人应注明办理情况，以备日后考查。
第二十五条 归档份数。竣工图一般归档不少于一套，文字材料、底图和声像材料各归档一套。
第二十六条 凡具有法律凭证作用的重要文件材料（审批文件、产权证明、处理产权纠纷等材料）在办理、处理完毕后应及时归档；竣工图、施工文件材料、声像材料在竣工验收后三个月内归档；管理性文件材料如无遗留问题应在工程竣工交付使用后三个月内归档。
第二十七条 基建档案立卷程序。卷内文件按正件在前，附件在后；印件在前，原件在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列，即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图。
第二十八条 基建文件材料采用卷皮、卷盒（袋）保管。蓝图大于卷盒的以手风琴式折叠成四号图纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，透明底图必须用缝纫机打边。蓝图、底图可以一组具有有机联系的图纸为一件。
第二十九条 基建管理部门和工程项目负责人应按归档范围分别做好基建档案材料的收集、整理工作。
第三十条 学校在基建项目发包时，应要求施工单位在工程竣工时，提交一套完整的经过编制、整理、审核、验收的文件、工程材料（包括竣工图在内）给档案馆保存。基建处应将此要求在发包合同中明确规定，并从基建总投资中扣留5%作为基建档案保证金，待基建档案材料归档验收合格后返还给工程项目承建公司。
第三十一条 竣工图逐张加盖竣工图章，竣工图章内容包括：×××工程竣工图、施工单位名称、建设单位名称、审核人、技术负责人、监理单位名称、监理人和编制人、编制日期。图章规格尺寸为80mm×60mm.
第三十二条 填写基建档案资料移交目录，连同案卷交档案馆验收，经检查合格后，双方在目录上签字或盖章，各执一份存查。
五、仪器设备档案（国有资产管理处及有关单位）
第三十三条 上级和学校形成的有关仪器设备管理方面的文件材料和价格在十万元以上的大型、精密、贵重仪器、设备的全套随机材料及在购置、验收、测试、运行、维修、报废等全部管理活动中直接形成的各种材料均属仪器设备档案。仪器设备档案必须依法交档案馆集中统一管理。
第三十四条 学校仪器设备管理机构应指定一名分管领导和一名兼职档案人员负责设备档案的收集、立卷、归档工作，各院系、中心、实验室等部门也应有领导分管，并确定一名兼职档案人员负责具体管理。
第三十五条 校内单位凡购买大型、贵重设备(十万元以上)时，购置单位应将随机材料收集齐全后，按照设备形成过程立卷，保持其材料的有机联系，并确保完整、准确。
第三十六条 归档材料不得用铅笔、圆珠笔书写。归档时兼职档案人员应填写归档目录一式两份，连同归档材料交档案馆验收，经检查合格后，双方在目录上签字或盖章，各执一份存查。
六、出版档案（出版社、校内各报刊编辑部）
第三十七条 学校出版社、校内各报刊编辑部，要有一位负责人分管出版档案工作，并确定兼职档案人员，认真做好出版档案的收集、立卷、归档工作。
第三十八条 上级和本单位有关出版工作的各种文件、编辑出版合同、协议书以及具有长远参考和凭证作用的各种材料，均属归档范围。
第三十九条 凡归档的各种材料，按自然形成的规律和有机联系，分门别类组卷。
第四十条 归档材料不得用铅笔、圆珠笔书写，归档时，应填写归档目录一式两份，连同归档材料交档案馆验收，经检查合格后，双方在目录上签字或盖章，各执一份存查。
（整理立卷步骤参照党群、行政类要求）
七、外事档案（外事处、国际教育学院及有关部门院所）
第四十一条 凡本校与外国机构、团体或个人在教学、学术研究、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等不同载体的材料，均属外事档案。
第四十二条 凡本校人员因公出国（出境）访问、讲学、进修、开会、科研合作等活动中形成的材料都属学校所有，任何个人不得据为己有，不得无故拒绝归档。
第四十三条 由学校外事部门牵头联系、组织国外（境外）人员到校学习、讲学、参加会议、科研合作等形成的各类文件、电子、声像材料等应由学校外事部门负责收集、汇总、立卷、归档。国际性会议或活动所形成的文件、电子、声像材料由会议或活动主办单位归档。
第四十四条 外事档案的立卷应先将文件资料集中起来，按事由分门别类，检查文件是否完整齐全，有无圆珠笔书写的材料（如有需复印附后）。
第四十五条 归档时，应填写归档目录一式两份，连同归档材料交档案馆验收，检查合格后，双方在目录上签字或盖章，各执一份存查。
（整理立卷步骤参照党群、行政类要求）
八、财会档案（计财处及有关单位）
第四十六条 学校每年形成的财务档案，应在会计年度终了后，由财务管理部门负责整理立卷，编写归档目录一式二份，于次年6月底以前到档案馆办理移交手续。
第四十七条 财务档案应遵循其形成规律和特点，保持其有机联系。根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。有关管理性文件依照党群、行政类公文立卷要求办理。
第四十八条 财务档案按会计年度时间进行组卷，不同年度的会计档案材料不能放在一起立卷，应将会计凭证、会计帐簿和会计报表分别组成保管单位。帐簿一般是以本为一个保管单位。
第四十九条 对未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，由财务管理部门立卷，交档案馆保管到结清债权债务时为止。
第五十条 档案馆接收财务档案，原则上应保持原装，凡不符合要求的档案馆有权拒绝接收，并要求限期改正后归档。
九、声像档案（校内各有关单位）
第五十一条 凡在学校各项工作和活动中直接形成的记录和反映工作及活动过程，具有保存和查考价值的各种声像载体和配套文字材料，均属声像档案。声像档案实行由档案馆集中统一管理的制度。
第五十二条 为确保学校声像材料管理工作的落实，各部门因公产生的有保存价值的声像载体（照片、底片、光盘、录像带等），有义务无偿向档案馆归档。对重大活动产生的声像材料，在活动结束后应立即将声像材料收集齐全后移交档案馆。
第五十三条 对声像档案保管与整理技术要求高、数量大、利用率高的学校电视台，可按档案馆的业务要求，设立声像档案分室，按档案管理的要求自行保管部分声像档案，每年年底须将当年学校重大活动的声像材料和电视台的每周新闻内容刻制成光盘和其他载体形式一式两套，连同所有的声像材料目录向档案馆归档。
第五十四条 归档的声像材料必须是未经加工的原版、原件和能反映各项活动主题的有代表性的材料，其图像清晰、声音清楚，并须标注声像材料产生的时间、地点及简要内容说明等文字。
第五十五条 归档单位应准确填写归档目录一式二份，由交接双方签字后，各执一份存查。
十、实物档案（校内各单位）
第五十六条 实物档案是学校在教学、科研及管理活动中形成的具有保存价值，以物质实体为载体的物品档案。
第五十七条 凡上级颁发给学校的奖状（牌）、证书、奖章、奖杯、光荣册；领导、专家、名人题词，学校过期印章，均应归档，由档案馆永久保存。
第五十八条 教职工、学生个人获得的奖状、奖杯、证书（省部级以上奖），在征得本人同意后，可将原件归入档案馆永久保存。
第五十九条 实物档案按其内容、形式进行分类、编目。贵重实物档案必须专柜保管。
第六十条 各单位兼职档案人员要认真做好实物档案的收集工作。实物档案的归档时间应在实物档案产生的三个月内向档案馆移交，填写归档清单一式两份，由归档双方各执一份存查。
