西安科技大学院处函件
档案函〔2018〕1号
关于做好2018年档案归档工作的通知
各单位（部门）：
根据《西安科技大学档案管理办法》等文件的要求，为确保2017年应归档材料及时、完整、规范的归档，现将有关事项通知如下。
一、归档范围
1. 2017年度应归档的材料按照《西安科技大学档案分类号、部门归档范围及保管期限对照表》等文件（可在档案馆网站http://das.xust.edu.cn/下载查阅）规定的范围进行归档移交；
2. 2017年度应归档及之前未及时归档的干部人事档案材料进行归档移交；
3. 2017年度应归档及之前未及时归档的照片、基建、实物等门类档案，分别按照学校相关门类档案管理规定的范围进行归档移交。
二、归档时间
1.各单位（部门）按照档案材料移交时间安排表（后附），
移交自然年度形成的2017年档案材料，之前年度应归档材料尚未移交的也应及时补交归档；
2.科研类档案应当在项目完成后2个月内归档；
3.基建项目和专题性、成套性档案材料在项目完成通过鉴定或验收后3个月内归档；
4.仪器设备类档案应当在完成验收后6个月内归档；
5.干部人事档案材料应在形成正式材料后一个月内移交，2017年度未在规定时间内归档的，须在4月30日前归档；
6.学校重要事项形成的档案不受上述归档时间限制，事项办结后及时向档案馆移交归档。
三、归档要求
1.各单位应本着“对历史负责,为现实服务,替未来着想”的态度，高度重视各门类档案材料的收集归档工作。分管领导应及时部署并监督兼职档案员做好档案归档工作，兼职档案员要切实做好文件材料立卷归档工作，确保各门类档案材料规范、系统、齐全完整；
2.归档材料必须是加盖公章的原件，要求字迹清晰、干净整洁、不含订书钉等金属物，确实无原件的复印件，字迹要清晰，并加盖公章；
3.应归档的红头文件必须包含红头文件（文件正本）正文及附件、签发单、底稿；校内发红头文件应一式两份，其他归档文件材料一式一份。文件内的排序一般为：校外来文—收文处理单、红头文件（文件正本）；校内发文—红头文件（文件正本）、签发单、底稿，如有附件应放在文件正本后面；
4.在归档纸质档案材料的同时，应将电子版档案材料一并归档；
5.归档材料纸型一律采用国际标准A4纸型，材料左边应留有25mm的装订边；
6.其他门类的档案的归档要求参照相关门类档案管理办法。
四、归档程序
1.各单位（部门）4月9日-13日在党委办公室、校长办公室机要科（联系人：薛进，电话：83858152）和秘书科（联系人：权美，电话：83858159）领取校外来文和校内发文，按照归档要求进行立卷整理；
2.在移交材料右上角空白处加盖归档章（学籍档案、干部人事档案类除外），并填写相应栏目信息；
3.各单位在向档案馆移交档案时，需打印归档文件移交目录一式两份，并标明移交日期、移交人，加盖单位公章。归档文件移交目录可在校档案馆网页下载。
4.在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系。
五、归档工作联系人
| 档案类别
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联系人
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联系电话
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| 党群、行政
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杨清
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83856343
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| 教学、财会
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潘宁
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83856343
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| 科研、基建、产品生产、外事
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李瑞
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83856343
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| 仪器设备、出版物
|
张峻山
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83856344
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| 人事、学生
|
郭怀珍
|
83856343
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附件：档案材料移交时间安排表
档案馆
2018年3月29日
附件： 档案材料移交时间安排表
| 单位（部门）
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移交时间
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单位（部门）
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移交时间
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| 党委办公室、校长办公室
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04月23日-27日
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教师教学发展中心
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06月18日-22日
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| 纪委、监察处
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04月23日-27日
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图 书 馆
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06月18日-22日
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| 组 织 部
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04月23日-27日
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附属中学
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06月25日-29日
|
| 教 务 处
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04月23日-27日
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资产管理公司
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06月25日-29日
|
| 招生办公室
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04月23日-27日
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对外合作与联络处（校友联络总会办公室 校董事会办公室 捐资助学办公室）
|
06月25日-29日
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| 研究生院
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04月23日-27日
|
信息网络中心
|
06月25日-29日
|
| 科 技 处
|
04月23日-27日
|
征地办公室
|
06月25日-29日
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| 宣 传 部
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05月07日-11日
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能源学院
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06月04日-08日
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| 统 战 部
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05月07日-11日
|
安全科学与工程学院
|
06月04日-08日
|
| 学生工作部、武装部
学生处
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05月07日-11日
|
建筑与土木工程学院
|
06月04日-08日
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| 财 务 处
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05月07日-11日
|
机械工程学院
|
06月04日-08日
|
| 期刊中心
|
05月07日-11日
|
电气与控制工程学院
|
06月04日-08日
|
| 国际交流与合作处
|
05月07日-11日
|
通信与信息工程学院
|
06月04日-08日
|
| 机关党委
|
05月21日-25日
|
计算机科学与技术学院
|
06月04日-08日
|
| 直属单位党总支
|
05月21日-25日
|
地质与环境学院
|
06月11日-15日
|
| 离 退 处
|
05月21日-25日
|
测绘科学与技术学院
|
06月11日-15日
|
| 工 会
|
05月21日-25日
|
材料科学与工程学院
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06月11日-15日
|
| 团 委
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05月21日-25日
|
化学与化工学院
|
06月11日-15日
|
| 实验室与设备
管理处
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06月04日-08日
|
管理学院
|
06月11日-15日
|
| 学科建设办公室
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06月04日-08日
|
艺术学院
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06月11日-15日
|
| 发展规划处
（高教研究所）
|
06月04日-08日
|
马克思主义学院
|
06月18日-22日
|
| 人 事 处
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06月04日-08日
|
理 学 院
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06月18日-22日
|
| 高层次人才工作
办公室
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06月04日-08日
|
人文与外国语学院
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06月18日-22日
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| 基 建 处
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06月04日-08日
|
继续教育学院
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06月18日-22日
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| 资产与后勤管理处
（后勤集团）
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06月18日-22日
|
职业技术教育学院
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06月18日-22日
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| 保 卫 处
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06月18日-22日
|
体 育 部
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06月18日-22日
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| 省部共建办公室
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06月18日-22日
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审 计 处
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11月05日-06日
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